Betere aanbestedingen voor roostersoftware

Door Rudy Oude Vrielink, Ewout Gort, Jos van Hillegersberg, Erwin Hans en Erik Jansen.

Op weg naar verbetering van de aanbestedingen voor roostersoftware in het hoger onderwijs. Hoe we met behulp van ERP de selectiecriteria van hogeronderwijsinstellingen bij het kiezen van roosterapplicaties hebben blootgelegd.

Roostersoftware als kern van de onderwijsinstelling

Hogeronderwijsinstellingen staan onder constante concurrentiedruk. Dit resulteert in een toegenomen belang van het bereiken van zowel efficiëntie als effectiviteit. Ook versterkt dit het belang van het selecteren van een passende roosterapplicatie. Omdat deze software het organiseren van het primaire proces ondersteunt, kan het worden beschouwd als de kern van een onderwijsinstelling. De roostersoftware regelt de planning van docenten, studenten en personeel en heeft dus grote invloed op de effectiviteit en efficiëntie. De selectie van zo’n belangrijke applicatie is een essentiële eerste stap voor het beheren en beheersen van de roosters.

Het vergelijken van criteria

De bijdrage van dit artikel is drievoudig. Voor het vergelijken van de criteria die zijn gevonden in aanbestedingen hebben we een bestaand model voor het selecteren van ERP-software geselecteerd en geanalyseerd. Ten tweede evalueerden we openbare offertes die in verschillende landen in Noordwest-Europa zijn gepubliceerd. Ten derde pasten we een ERP-softwareselectie-model toe op de selectiecriteria van roosterapplicaties in de hogeronderwijsinstellingen. Het meest relevante en geschikte ERP-softwareselectie-model dat we hebben gevonden is voorgesteld door Wei, Chien en Wang (2005). Met behulp van dit model is het selectieproces geëvalueerd.

Onze bevindingen

Analyse van de gegevens leverde verschillende bevindingen op die kunnen worden samengevat in de volgende vijf punten:

Het ERP-softwareselectie-model voorgesteld door Wei et al. (2005) biedt een geschikte referentie voor actuele aanbestedingen voor roostersoftware in het hoger onderwijs. Gepubliceerde aanbestedingen richten zich gemiddeld op 7,4 van de 9 categorieën uit het ERP-softwareselectie-model.
De selectiecriteria voor flexibiliteit, functionaliteit, gebruikersvriendelijkheid en betrouwbaarheid zijn in alle geselecteerde aanbestedingen te vinden. Terwijl de selectiecriteria voor reputatie, service, technische mogelijkheden en kosten in aanzienlijk minder aanbestedingen worden gevonden (ongeveer 80%). Selectiecriteria voor implementatietijd zijn te vinden in het laagst aantal aanbestedingen (ongeveer 60%).
De aanbestedingen kennen meer zwaarte toe aan de systeemcategorieën flexibiliteit en gebruikersvriendelijkheid en de categorie reputatie van de leverancier dan het ERP-softwareselectie-model van Wei.
De aanbestedingen kennen minder zwaarte toe aan de implementatietijd- en systeembetrouwbaarheid-categorieën en aan de categorie technische capaciteiten van de leverancier dan het model van Wei.
Het ERP-model van Wei biedt een reeks subcategorieën voor elke categorie die wordt gebruikt bij het evalueren van systemen. Sommige van deze subcategorieën zijn waarschijnlijk te algemeen, namelijk; flexibiliteit-integratie, service-adviesservice en gebruikersvriendelijkheid-bedieningsgemak. Sommige subcategorieën bleken te beperkt in de definitie, namelijk: kosten-infrastructuur en gebruikersvriendelijkheid-leergemak. Ook zijn er aanwijzingen gevonden voor verschillende categorieën waar subcategorieën ontbreken, namelijk: kosten, flexibiliteit, betrouwbaarheid, reputatie, service en technische mogelijkheden.

Redelijk niveau van volledigheid

Over het algemeen leken de aanbestedingen een redelijk niveau van volledigheid te hebben, met meerdere categorieën selectiecriteria die in alle geanalyseerde aanbestedingen kunnen worden geïdentificeerd. Er zijn echter verschillende categorieën selectiecriteria die nog niet optimaal zijn geïntegreerd in de actuele aanbestedingen voor roosterapplicaties. De categorie implementatietijd biedt de grootste mogelijkheid tot verbetering. De systeemcategorieën zijn geïdentificeerd in afnemende volgorde van het aantal aanbestedingen waarin ze zijn verschenen: flexibiliteit en functionaliteit, gebruikersvriendelijkheid, betrouwbaarheid, kosten en implementatietijd. Vervolgens werden de leverancierscategorieën geïdentificeerd in afnemende volgorde van het aantal aanbestedingen waarin ze verschenen: service en reputatie en technische mogelijkheden.

Onverwachte uitkomsten

De gepubliceerde aanbestedingen voor roostersoftware lijken meer belang te hechten aan de flexibiliteit van het systeem en de reputatie van de leverancier dan op basis van de ERP-literatuur verwacht zou worden. De grote behoefte aan flexibiliteit kan mogelijk worden verklaard door het feit dat een roosterapplicatie vaak één van de kernsystemen in een hogeronderwijsinstelling is en dat het systeem vaak aan meerdere databases en portals is gekoppeld. De reputatie van de leverancier is echter een categorie waarvan de grotere zwaarte moeilijker te verklaren is. Aanbestedingen voor roosterapplicaties lijken minder belangstelling te hebben voor de implementatietijd, de betrouwbaarheid van het systeem en de technische capaciteiten van de leverancier dan verwacht zou worden vanuit de ERP-literatuur.

Mogelijkheid tot verbetering

Het lage belang dat wordt gehecht aan implementatietijd kan worden veroorzaakt door de aard van de categorie. Vaak is slechts een klein aantal criteria nodig om het domein te dekken. Dit roept echter de vraag op of implementatietijd een eigen categorie zou moeten zijn. De schijnbaar lage interesse in betrouwbaarheid en technische capaciteit van de leverancier is verrassend en kan niet gemakkelijk worden verklaard. Dit wijst op een mogelijkheid tot verbetering van aanbestedingen voor roostersoftware. Dit artikel had tot doel inzicht te verschaffen in de selectiecriteria die worden gebruikt door instellingen voor hoger onderwijs om roosterapplicaties te selecteren. Dit kan de eerste stap zijn naar het verbeteren van dit selectieproces en leiden tot een beter begrip van beheersing van effectiviteit en efficiëntie in het onderwijs.

Dit is een samenvatting van de onderzoeksresultaten. Lees ook het volledige artikel, vanaf pagina 173.