Een nieuw roostersysteem bij de universiteit van Utrecht

Begonnen als roostermaker en functioneel beheerder bij In Principo, heeft Jelle Jacob Postma intussen als projectlid de implementatie van nieuw roostersysteem bij de Universiteit van Utrecht begeleid. Zijn ervaring en kennis uit vorige rollen kwamen hierbij goed van pas.

De Universiteit van Utrecht heeft gekozen voor TimeEdit, een gebruikersvriendelijk en eenvoudig roostersysteem. De faculteit Geowetenschappen van de Universiteit van Utrecht heeft Jelle Jacob gevraagd om namens de faculteit deel te nemen aan het implementatietraject van dit systeem. Zij kenden hem nog uit vorige opdrachten bij de faculteit en wilden hiervoor graag gebruik maken van zijn kennis en expertise. In zijn rol als projectlid was Jelle Jacob aanwezig bij de projectoverleggen, bracht hij zijn technische kennis van roostersoftware in, signaleerde knelpunten en trok aan de bel als het dreigde spannend te worden.

Vertrouwen is goed, controleren is beter

In de projectoverleggen stelde hij praktische vragen als: hoe gaan we de roosterprocessen inrichten en wat is werkbaar voor de faculteit Geowetenschappen? Hij hield in de gaten of op de juiste punten actie werd ondernomen, of issues werden opgelost en of gemaakte afspraken werden nagekomen. Jelle Jacobs motto is dan ook : Vertrouwen dat het goed gaat is goed, controleren is beter. Zodra hij bij het testen gekke dingen tegenkwam bracht hij dit ter sprake en ging hij op zoek naar de oorzaak en de oplossing.

Leermomenten

Voor Jelle Jacob was dit het eerste project dat hij begeleidde. Het was dan ook een leerzame opdracht voor hem. Hij zou een volgende keer bijvoorbeeld eerder aan de bel trekken als dingen onduidelijk zijn of als hij niet goed weet wat precies van hem als projectlid verwacht wordt. Ook werd voor hem nog maar eens bevestigd dat het altijd goed is om terug te gaan naar de basis. In dit geval maakt hij de keuze om de door de faculteit beschreven processen als uitgangspunt te nemen, deze te testen en vandaar uit inhoudelijke kritische vragen te stellen. Jelle Jacob heeft in dit project geleerd hoe een implementatietraject globaal werkt. Voor een volgende keer weet hij wat nodig is, waar hij op moet letten en welke vragen hij moet stellen.

Meerwaarde

Intussen heeft Jelle Jacob de medewerkers bij de faculteit Geowetenschappen opgeleid in het nieuwe systeem, is TimeEdit volledig geïmplementeerd en functioneren de beschreven processen goed. De roostermaker kan goed met het systeem overweg en heeft een door Jelle Jacob gemaakte handleiding achter de hand. Voor Jelle Jacob is zijn inzet bij de Universiteit van Utrecht geslaagd, de afdeling functioneel beheer heeft hem namelijk gevraagd om na de implementatie nog een paar maanden te blijven in een andere rol. Zo is er ook wat extra tijd voor eventuele vragen van medewerkers. Jelle Jacob: “De klant waardeert blijkbaar mijn kritische noot, dat is echt mijn meerwaarde.”