VU moderniseert roostering

Sinds juli 2018 is Erik Jansen projectleider bij de VU in Amsterdam. Hij begeleidt daar de implementatie naar een nieuwe roosterapplicatie, TermTime. Dit doet hij samen met het interne projectteam.

Veranderingen in didactiek hebben weerslag op planning

Dirk Jan Durieux is overall programma manager bij de VU: "We waren op zoek naar een moderne SAAS-applicatie, die niet alleen ons huidige proces kan ondersteunen, maar ook de toekomstige onderwijslogistiek binnen de VU. We zien veranderingen in flexibilisering en gepersonaliseerd leren, veranderingen in didactiek die zijn weerslag heeft op de planning. Met TermTime hebben we een ‘state of the art’ applicatie die ons helpt om sneller betere roosters te maken. Het systeem houdt rekening met meer variabelen dan onze oude systeem, is gebruiksvriendelijker en is in staat om automatisch roosters te genereren. Door de open structuur is deze applicatie makkelijk te koppelen aan ons SIS, aan MyTimetable of aanpalende systemen."

Studenten en docenten merken er niets van

In de oude situatie was de interface tussen de roosterapplicatie en SAP niet stabiel. De VU werkt straks met een stabielere interface. Daarnaast is TermTime een cloudapplicatie. De huidige roostersoftware staat bij iedereen op eigen machine en wordt traag bij veel roosteren. Als het goed is merken studenten en docenten niks van de overgang. Wel worden de systemen aan de achterkant beter en sneller. Erik: "Wat we bij de VU zien is dat, ook al raakt de overgang naar een nieuwe roosterapplicatie een groot deel van de organisatie, het de dagelijkse voortgang van processen niet in de weg hoeft te zitten. Met een goede samenwerking tussen de interne organisatie en wat externe ondersteuning van ons kan het gewoon."

Spel van details

Erik begeleidt de implementatie namens de leverancier van de roosterapplicatie. De koppeling met bestaande systemen wordt uitgevoerd door de leverancier en interne mensen van de VU. Wel wordt in overleg met de onderwijsinstelling training, projectbegeleiding en planning verzorgd door In Principo. Dirk Jan: “Bij zo’n belangrijke implementatie zoek je een partner met ruime kennis en iemand die enerzijds ervaren is op het gebied van onderwijsplanning en anderzijds voldoende nauwkeurig is. Want dit is een spel van details. Erik Jansen is gelukkig allebei."

Minder ingewikkeld dan je denkt

Erik’s collega Christina Monier traint en begeleidt intussen de eindgebruikers bij het maken van de eerste roosters voor het komende collegejaar. Erik: “Het is minder ingewikkeld dan je denkt. Mijn advies aan onderwijsinstellingen is: Wees niet te bang om te moderniseren in roostering, het gebeurt gewoon. Met wat externe ondersteuning en ervaring en het slim plannen van de implementatie valt het best mee.”